PLANsation - Schicht- und Einsatzplanung

Abwesenheitsplanung

Für Urlaube, Seminare oder längere Krankheiten leitet PLANsation aus der Langzeitprognose Urlaubskontingente bzw. -vorgaben ab. An diese Vorgaben können sich die Planer bei der Frage, wie vielen Mitarbeitern Urlaub gewährt werden kann, orientieren. Die Abwesenheiten werden in speziellen Kalendern geplant, die Berechnung der individuellen Urlaubskonten erfolgt automatisch.

Meeting- bzw. Maßnahmenplanung

Ein spezieller Generator ermöglicht eine vollautomatische Planung von Maßnahmen wie Trainings oder Coachings. Basierend auf Vorgaben wie Zielgruppe, Zeitdauer, Zeiträume, Anzahl der Mitarbeiter etc. schlägt PLANsation geeignete Termine vor. Ein Algorithmus untersucht dabei, wann die durch ein Training erzeugte Kapazitätsreduktion sich am wenigsten nachteilig auf die Bedarfsdeckung auswirkt. Hierzu kann der Grad der maximal zulässigen relativen Deckung reguliert werden, um auf Über- oder Unterdeckungssituationen zu reagieren. Mitarbeiter, die z. B. nicht teilnehmen konnten, können automatisch in den nächsten Planungszyklus aufgenommen werden. Dieses rollierende Prinzip stellt sicher, dass kein Mitarbeiter vergessen wird.

Schichtplanung

PLANsation bietet zwei grundsätzliche Verfahren der Schichtplanung an, die Planung von Schichtsequenzen und die Schichtgenerierung, wobei sich beide Verfahren kombinieren lassen. Bei der Planung von Schichtsequenzen können beliebige Arbeitsrhythmen in tabellarischer Form abgebildet und Mitarbeitern zugewiesen werden. Einmal definiert, können Schichtsequenzen für beliebige Planungszeiträume festgelegt werden.

Schichtgenerator

Ein Schichtgenerator plant die Mitarbeiter bedarfsorientiert und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben, betrieblicher Belange, individueller Präferenzen (z.B. Verfügbarkeiten, Wünsche) sowie Qualifikationen vollautomatisch ein. Das analytische Verfahren beachtet alle Vorgaben sehr sorgfältig und führt zu einer extrem guten relativen Bedarfsdeckung. Auch Pausen sowie die medienübergreifende Planung (Telefon, E-Mails, Faxe etc.) sind für den Generator kein Problem. Sind die Tätigkeiten unterschiedlich priorisiert, können die Personalressourcen nach Wichtigkeit aufgeschlüsselt und eingeplant werden.

Szenariomanager

Der Szenariomanager beantwortet zwei grundsätzliche Fragen: - Wie können Ziele bei minimalen Einsatz von Personalressourcen erreicht werden? - Welche Ziele lassen sich mit den vorhandenen Kapaziäten erreichen? Der Szenariomanagers liefert anonymisierte Planungsergebnisse, die sich unter verschiedenen Parameterkonstellationen mit dem Ziel einer möglichst gleichmäßigen relativen Deckung herbeiführen lassen. Die Szenarien können abgespeichert und miteinander verglichen werden. Die Szenarienbildung erlaubt eine schrittweise Annäherung an die ideale Zusammensetzung des Mitarbeiterportfolios oder an andere Wunschzustände. Insbesondere lassen sich die Zustände kostenrelativ bewerten, so dass gründliche betriebswirtschaftliche Analysen möglich sind.

Einsatzplanung

Der Einsatzplan ist das zentrale Medium für Visualisierung und Bearbeitung der Planungsergebnisse. Es kann mit unterschiedlichen Planungsversionen gearbeitet werden. Z. B. kann neben der ursprünglichen Plan-Version eine Soll- und eine Ist-Version gepflegt werden. In der Plan-Ebene erscheint das erste Planungsergebnis. Bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung können in dieser Ebene Veränderungen eingepflegt werden. Modifikationen, die in der Regel nach der Veröffentlichung der Pläne ergeben (Tausch, Krankmeldungen etc), können in der Soll-Ebene gepflegt werden, so dass der Plan-Status abgeschlossen werden kann. Die Soll-Ebene wird bei Erreichen eines bestimmten Planungstages verlassen. Veränderungen des laufenden Tagesgeschäftes können dann in der Ist-Ebene gepflegt werden. Auf diese Weise werden die Planungsergebnisse der jeweiligen Planungsstadien "Plan", "Soll" und "Ist" dokumentiert.

Die Arbeit auf unterschiedlichen Ebenen ermöglicht die lückenlose Rückverfolgung des Planungshergangs, so dass Fehler vermieden sowie Optimierungspotenzial aufgespürt wird. Alle Veränderungen (z. B. verschieben, verlängern einer Schicht, Pausen, Trainings etc.) lassen sich zentral im Einsatzplan per drag and drop vornehmen. Die Auswirkungen auf die Deckung werden online in Grafiken dargestellt, die sich einblenden lassen.